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📊 Votre état d'avancement RFE

Indicateur visuel pédagogique – ne constitue pas une évaluation de conformité réglementaire

Questionnaire – Préparation RFE (Réforme Facturation Electronique)

Merci de compléter ce questionnaire. Les informations demandées permettront d'analyser votre situation actuelle et de préparer votre mise en conformité avec la réforme de la facturation électronique.
"Ce questionnaire ne constitue ni un audit réglementaire, ni une validation de conformité RFE."

ℹ️ 📌 ⚠️

Questionnaire de préparation à la Réforme de la Facturation Électronique

Ce document présente l'état des lieux des processus de facturation de l'entreprise.

Date :

© CYST'M – Tout ou partie de ce formulaire ne peut être utilisé, reproduit ou diffusé sans l'autorisation écrite préalable de la société CYST'M.

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A. Identification générale

i
Raison sociale
Dénomination officielle de la société ou du groupe telle qu'enregistrée au RCS.
i
SIREN
Identifiant unique à 9 chiffres attribué par l'INSEE à chaque entreprise.
i
SIRET
Identifiant à 14 chiffres de l'établissement principal (SIREN + NIC).
i
TVA intracommunautaire
Identifiant fiscal européen attribué par la DGFiP, obligatoire sur les factures.
i
Code NAF / APE
Code d'activité principale exercée, attribué par l'INSEE (ex: 6201Z).
i
Secteur d'activité
Domaine d'activité principal de l'entreprise, déterminant les obligations spécifiques RFE.
Précisez
i
Régime de TVA
Régime fiscal déterminant les obligations déclaratives et la périodicité de déclaration TVA.
i
Référent projet – Nom
Nom de la personne en charge du projet de mise en conformité RFE.
i
Référent projet – Prénom
Prénom de la personne référente.
i
Référent projet – Fonction
Fonction ou poste occupé par le référent projet.
i
Référent projet – E-mail
Adresse e-mail professionnelle pour les échanges relatifs au projet RFE.
i
Référent projet – Téléphone
Numéro de téléphone professionnel du référent projet.
i
Environnement technique
Mode d'hébergement souhaité pour la solution de facturation électronique.
i
Assujettissement TVA
Périmètre géographique de l'assujettissement à la TVA de l'entreprise.
i
Date de mise en production
Date prévue pour le démarrage effectif de la facturation électronique en production.

B. Périmètre réglementaire RFE

i
Flux RFE
Types de flux de facturation concernés par la réforme : B2B France (e-invoicing obligatoire), B2C et International (e-reporting).
i
Calendrier RFE
Connaissance du calendrier réglementaire de la RFE (dates d'obligation de réception et d'émission).
i
Compréhension RFE
Auto-évaluation du niveau de compréhension des obligations imposées par la réforme.
i
Nombre d'établissements
Nombre total de SIRET actifs rattachés à l'entreprise, chacun pouvant avoir des obligations distinctes.
i
Multi-sites
Indique si l'entreprise opère sur plusieurs sites géographiques avec des processus potentiellement distincts.
i
Centralisation facturation
Mode d'organisation de la facturation : centralisée (un seul service), décentralisée (chaque site) ou mixte.

C. Organisation projet

i
Responsable RFE
Personne nommément désignée comme responsable de la mise en conformité RFE au sein de l'entreprise.
Nom du responsable
i
Fonction du responsable
Service ou direction de rattachement du responsable de conformité RFE.
Précisez
i
Plateforme Agréée (PA)
PA = Plateforme certifiée par le gouvernement pour l'échange de factures électroniques B2B. Le choix d'une PA est indispensable.
Nom de la PA
i
Date e-Invoicing
Date prévue pour le début de l'échange de factures électroniques B2B via une PA.
i
Date e-Reporting
Date prévue pour le début de la transmission des données de e-reporting à l'administration.
i
Annuaire AIFE
AIFE = Annuaire des Identifiants de Facturation Électronique. Fichier centralisé géré par la DGFiP. L'inscription est obligatoire avant le déploiement RFE.
i
Date inscription AIFE
Date d'enregistrement officiel dans l'annuaire AIFE, permettant de suivre le calendrier de conformité.
i
Tests connexion PA
Vérification de la compatibilité technique entre le SI de l'entreprise et la PA choisie avant mise en production.
i
Environnement de test
Disponibilité d'un environnement dédié pour tester les échanges de factures électroniques sans impact sur la production.

D. Responsabilité fiscale RFE

i
Responsabilité fiscale
Formalisation écrite de la chaîne de responsabilité en matière de conformité fiscale liée à la RFE.
i
Responsable contrôle fiscal
Personne désignée pour répondre à l'administration en cas de contrôle fiscal portant sur la facturation électronique.

E. Gouvernance et stratégie RFE

i
Périmètre projet
Entités juridiques et géographiques incluses dans le périmètre du projet de mise en conformité RFE.
i
Entités juridiques
Nombre total d'entités juridiques distinctes devant se conformer à la RFE dans le périmètre du projet.
i
ERP utilisés
Progiciel(s) de gestion intégré(s) en place, dont la compatibilité RFE doit être vérifiée.
Autre ERP

F. Aspects techniques et sécurité

i
API REST ERP
Disponibilité d'interfaces de programmation REST dans l'ERP pour l'intégration automatisée avec la PA.
i
Webservices PA
Services web nécessaires à l'échange de données entre le SI et la Plateforme Agréée.
i
Certificats électroniques
Certificats numériques nécessaires à l'authentification et à la signature des échanges de factures.
i
Signature électronique
Solution de signature électronique qualifiée pour garantir l'authenticité et l'intégrité des factures.
i
Plan de continuité (PCA)
Procédure définie pour assurer la continuité de la facturation en cas d'indisponibilité de la PA.
i
Portail Public de Facturation
Identification du PPF comme solution de repli en cas de défaillance de la PA principale.

G. Conformité légale et sanctions

i
Sanctions RFE
Connaissance des sanctions financières prévues en cas de non-conformité (amendes, pénalités, rejet de déduction TVA).
i
Process non-conformité
Procédure interne définie pour traiter les cas de non-conformité détectés.
i
Procédure DGFiP
Capacité à mettre les factures à disposition de l'administration fiscale en cas de contrôle.
i
Conservation factures
Durée de conservation légale des factures : 6 ans minimum (code général des impôts), 10 ans recommandé (code de commerce).
i
Audit RFE
Planification d'un audit pour vérifier la conformité des processus et systèmes avec les exigences RFE.
i
Date audit
Date prévue pour la réalisation de l'audit de conformité RFE.

H. Fonctions impliquées

i
Fonctions impliquées
Services de l'entreprise participant activement au projet de mise en conformité RFE.
i
Niveau d'avancement
Auto-évaluation du niveau de maturité actuel de l'entreprise sur la facturation électronique.
© CYST'M – Tout ou partie de ce formulaire ne peut être utilisé, reproduit ou diffusé sans l'autorisation écrite préalable de la société CYST'M.

A. Volumes et typologie

i
Volume annuel
Nombre total de factures fournisseurs reçues sur une année, tous canaux confondus.
i
Répartition géographique
Proportion des fournisseurs par zone : France, Union Européenne et hors UE. Impacte les obligations e-invoicing vs e-reporting.
i
Lignes par facture
Indicateur de complexité des factures reçues, impactant les besoins de rapprochement et de contrôle.
i
Évolution volume
Tendance d'évolution du volume de factures entrantes, pour dimensionner les solutions.
i
Saisonnalité
Existence de pics saisonniers dans la réception de factures, nécessitant un dimensionnement adapté.
i
Montant moyen HT
Montant hors taxes moyen des factures fournisseurs, indicateur de risque financier.
i
TVA déductible
Pourcentage de factures comportant de la TVA déductible, impactant les contrôles à automatiser.

B. Formats de factures reçues

i
Formats reçus
Types de formats dans lesquels les factures fournisseurs sont actuellement reçues. La RFE impose le passage à des formats structurés.

C. Canaux de réception

i
Canaux de réception
Moyens par lesquels les factures fournisseurs sont reçues. La RFE imposera la réception via PA.
Précisez

D. Réception RFE et conformité réglementaire

i
Réception via PA
Capacité technique de l'entreprise à recevoir des factures au format structuré (Factur-X, UBL, CII) via une Plateforme Agréée.
i
Statuts réception
Statuts du cycle de vie des factures gérés côté réception.
i
Intégration comptable
Capacité à intégrer automatiquement les données de la facture structurée dans le système comptable.
i
Contrôle TVA auto
Vérification automatique des montants de TVA, taux et mentions obligatoires à la réception des factures.
i
Statuts obligatoires
Les 4 statuts obligatoires RFE : Soumis, Refusé, Paiement envoyé, Paiement reçu. Doivent être gérés et transmis à la PA.
i
Cycle de vie factures
Niveau de gestion du cycle de vie des factures : complet (14 statuts possibles) ou partiel (4 obligatoires minimum).
i
Délai validation
Temps moyen entre la réception et la validation d'une facture fournisseur.
i
Rapprochement 3-way
Mode de rapprochement entre la facture, le bon de commande et le bon de livraison (three-way matching).
i
Tracking paiement
Capacité à tracer le lien entre une facture validée et le paiement effectif associé.
i
Litiges fournisseurs
Existence d'un processus formalisé pour le traitement des litiges avec les fournisseurs.

E. Traitement et intégration

i
Intégration SI
Description du mode d'intégration des factures dans le système d'information (saisie manuelle, import, API, EDI…).

F. Contrôles et conformité

i
Contrôles existants
Liste des contrôles actuellement effectués sur les factures reçues (doublons, montants, TVA, mentions légales…).

G. Archivage fiscal et conservation

i
Archivage fiscal
Mode de conservation à valeur probante des factures : via la PDP (Plateforme de Dématérialisation Partenaire) ou un SAE (Système d'Archivage Électronique).
i
Conformité archivage
Respect des normes NF Z42-013 et ISO 14641 garantissant l'intégrité, la pérennité et la traçabilité des documents archivés.

H. Formation et conduite du changement

i
Formation RFE
Les équipes concernées ont-elles été formées aux nouvelles obligations et processus de la RFE ?
i
Plan formation
Existence d'un plan structuré de formation aux outils et processus RFE.
i
Sensibilisation fournisseurs
Communication auprès des fournisseurs sur les changements induits par la RFE et les nouveaux formats attendus.
i
Communication interne
Déploiement de la communication interne sur le projet RFE auprès de l'ensemble des collaborateurs concernés.
i
Documentation utilisateur
Guides, modes opératoires et documentations à disposition des utilisateurs pour les nouveaux processus RFE.

I. Organisation

i
Équipes impliquées
Services et équipes participant au traitement des factures fournisseurs (comptabilité, achats, services généraux…).

J. Impacts organisationnels

i
Impacts processus
Changements organisationnels et de processus identifiés en lien avec la mise en conformité RFE.

K. Attentes et priorités

i
Attentes réforme
Objectifs et bénéfices attendus de la mise en conformité RFE (gain de temps, réduction erreurs, conformité…).

L. KPIs et pilotage

i
KPIs factures entrantes
Indicateurs clés pour mesurer la performance et la conformité du processus de traitement des factures entrantes.
i
Dashboard RFE
Existence d'un tableau de bord dédié au suivi des indicateurs RFE pour les factures entrantes.
i
Fréquence reporting
Périodicité de production des rapports de suivi RFE.
i
Alertes automatiques
Mise en place d'alertes automatiques en cas d'anomalie, de rejet ou de dépassement de seuil.
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A. Volumes et typologie

i
Volume émission
Nombre total de factures émises annuellement vers les clients, tous canaux confondus.
i
Volume B2C
Nombre d'opérations B2C annuelles soumises à l'obligation de e-reporting.
i
Évolution volume sortant
Tendance d'évolution du nombre de factures émises pour anticiper le dimensionnement.
i
Saisonnalité sortant
Pics saisonniers dans l'émission de factures nécessitant un dimensionnement adapté des outils.
i
Montant moyen sortant
Montant hors taxes moyen des factures émises.
i
Lignes par facture sortante
Complexité moyenne des factures émises, impactant la capacité de génération structurée.
i
Part export
Pourcentage de factures destinées à des clients hors France, relevant du e-reporting.

B. Formats de facturation

i
Formats émission
Formats dans lesquels les factures sont actuellement émises. La RFE impose des formats structurés (Factur-X, UBL, CII).
Précisez
i
Format prioritaire
Format structuré retenu en priorité pour la facturation électronique B2B France.
i
Génération structurée
Capacité technique actuelle du SI à produire des factures dans un format structuré conforme.

C. Canaux d'émission

i
Canaux émission
Moyens actuels d'envoi des factures aux clients. La RFE imposera l'émission via PA pour le B2B France.
Précisez

D. Segmentation réglementaire des flux

i
Flux réglementaires sortants
Qualification des flux de facturation selon leur régime réglementaire : B2B France (e-invoicing), B2C et International (e-reporting).

E. Typologie clients

i
Typologie clients
Description des types de clients concernés par l'e-invoicing B2B (grands comptes, PME, secteur public…).

F. Mentions obligatoires RFE

i
Catégorie opération
La RFE exige l'identification de la catégorie d'opération (vente de biens, prestation de services, mixte).
i
TVA sur débits
Si l'entreprise a opté pour la TVA sur les débits, cette option doit être tracée sur chaque facture.
i
Adresse livraison
La RFE impose l'adresse complète de livraison si elle diffère de l'adresse de facturation.
i
N° bon de commande
Référence du bon de commande client sur la facture, facilitant le rapprochement côté destinataire.
i
Réf. réglementaires
Présence des mentions légales obligatoires : conditions générales, pénalités de retard, indemnité de recouvrement.

G. e-Reporting – Factures sortantes

i
Opérations e-reporting
Types d'opérations soumises à l'obligation de e-reporting (B2C, international).
i
Données e-reporting
Les données requises pour le e-reporting ont-elles été identifiées et sont-elles disponibles ?
i
Outils e-reporting
Identification des outils (ERP, caisse, outil tiers) capables de produire les données requises pour le e-reporting.
i
Volume B2C e-reporting
Nombre d'opérations B2C par an soumises au e-reporting.
i
Volume export e-reporting
Nombre d'opérations d'exportation par an soumises au e-reporting.
i
Encaissement B2C
Systèmes utilisés pour l'encaissement des ventes B2C, sources de données pour le e-reporting.
i
Extraction paiement
Mode d'extraction des données de paiement nécessaires au e-reporting.
i
Pays export
Principaux pays destinataires des factures export, pour qualifier les obligations e-reporting.
i
Suivi douanier
Mode de gestion du suivi douanier pour les opérations export.
i
Format e-reporting
Format technique retenu pour la transmission des données de e-reporting à l'administration.
i
Granularité e-reporting
Fréquence et mode de transmission des données de e-reporting.

H. Intégration et automatisation

i
Automatisation
Description du niveau d'automatisation actuel de la chaîne de facturation sortante.

I. Gestion des rejets et remédiation

i
Gestion rejets
Existence d'un processus défini pour traiter les rejets de factures par la PA ou le client.
i
Facture corrigée
Capacité technique à réémettre une facture corrigée suite à un rejet.
i
Cycle vie sortant
Niveau de gestion du cycle de vie des factures émises : complet (14 statuts) ou partiel (4 obligatoires).
i
Statuts émission
Les 4 statuts obligatoires à gérer en émission : Soumis, Refusé, Paiement demandé, Paiement reçu.
i
Délai correction
Temps moyen nécessaire pour corriger et réémettre une facture après rejet.
i
Notif. rejets
Mise en place d'alertes automatiques informant les équipes d'un rejet de facture.
i
Workflow réémission
Processus de validation interne avant la réémission d'une facture corrigée.

J. Archivage fiscal et conservation

i
Archivage sortant
Mode de conservation à valeur probante des factures émises.
i
Conformité archivage sortant
Respect des normes d'archivage garantissant l'intégrité et la pérennité des factures émises.

K. Délais et conditions de paiement

i
Délais paiement
Conditions de règlement appliquées par défaut aux clients.
i
Conditions règlement
Homogénéité des conditions de règlement appliquées aux clients.
i
Pénalités retard
Mention systématique des pénalités de retard sur les factures (obligation légale).
i
Escompte
Pratique de l'escompte pour paiement anticipé, devant être mentionné sur la facture le cas échéant.

L. Impacts SI

i
Évolutions SI sortant
Description des développements et adaptations du SI nécessaires pour la facturation sortante RFE.

M. Gouvernance et pilotage

i
Pilotage projet sortant
Organisation et mode de pilotage du volet facturation sortante du projet RFE.

N. Formation et communication

i
Formation commerciaux
Formation des équipes commerciales aux impacts RFE sur la facturation client.
i
Sensibilisation clients
Communication auprès des clients sur les changements induits par la RFE.
i
Kit communication
Supports de communication préparés pour informer les clients (courrier, email, FAQ).
i
Support client RFE
Mise en place d'un support dédié pour accompagner les clients dans la transition RFE.

O. KPIs et pilotage

i
KPIs sortant
Indicateurs clés pour mesurer la performance de la facturation sortante dans le contexte RFE.
i
Dashboard e-invoicing
Existence d'un tableau de bord dédié au suivi de la facturation électronique sortante.
i
Suivi rejets auto
Automatisation du suivi des rejets de factures par les clients ou la PA.
i
Alertes anomalies
Configuration d'alertes automatiques en cas d'anomalie dans le processus de facturation sortante.
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A. Gouvernance projet

i
Comité RFE
Instance de gouvernance dédiée au pilotage du projet de mise en conformité RFE.
i
Budget RFE
Existence d'une estimation budgétaire pour le projet de mise en conformité RFE.
i
Montant budget
Fourchette du budget alloué au projet RFE.
i
Répartition budget
Ventilation du budget RFE par poste de dépense.
i
Fréquence comité
Périodicité des réunions du comité de pilotage RFE.
i
Chef de projet
Personne nommément désignée pour piloter opérationnellement le projet RFE.
i
Nom chef de projet
Identité du chef de projet RFE.
i
Équipe projet
Constitution d'une équipe dédiée au projet RFE avec des rôles et responsabilités définis.
i
Ressources internes
Nombre d'équivalents temps plein dédiés au projet RFE en interne.
i
Prestataires externes
Types de prestataires externes impliqués dans le projet RFE.

B. Planning et jalons

i
Planning conformité
Niveau de détail du planning de mise en conformité RFE.
i
Phases projet
Phases classiques du projet RFE identifiées et planifiées.
i
Date début
Date de lancement officiel du projet de mise en conformité RFE.
i
Date POC
Date prévue pour la preuve de concept ou les premiers tests techniques.
i
Date pilote
Date prévue pour le démarrage en mode pilote (périmètre restreint).
i
Date Go-Live
Date prévue pour le déploiement généralisé de la facturation électronique.
i
Jalons critiques
Étapes clés du projet dont le retard impacterait la date de mise en conformité.
i
Marges planning
Temps de marge prévu dans le planning pour absorber les imprévus.
i
Risques planning
Risques identifiés susceptibles d'impacter le calendrier du projet RFE.

C. e-Reporting – Données et sources

i
Sources e-reporting
Systèmes sources des données nécessaires au e-reporting.
i
Fréquence transmission
Périodicité de transmission des données de e-reporting à l'administration.
i
Extraction temps réel
Capacité de l'ERP à extraire les données nécessaires au e-reporting en temps réel.
i
Connecteur API PA
Disponibilité d'un connecteur API pour la transmission automatisée des données vers la PA.
i
Format données source
Formats techniques des données sources pour le e-reporting.
i
Qualité données
Évaluation de la qualité des données sources pour le e-reporting.
i
Validation données
Existence d'un processus de vérification des données avant leur transmission à l'administration.

D. Données e-Reporting requises

i
Données couvertes
Données réglementaires requises pour le e-reporting : type d'opération, montant HT, TVA, date d'exigibilité, mode de paiement.
i
Données manquantes
Liste des données requises non encore disponibles dans le SI.
i
Plan action données
Existence d'un plan pour combler les lacunes de données identifiées.
i
Référentiel articles
Conformité du référentiel articles et services aux exigences de codification RFE.
i
Codification TVA
Harmonisation de la codification TVA dans le SI avec les exigences RFE.

E. Tests et validation

i
Env. test RFE
Disponibilité d'un environnement dédié aux tests de conformité RFE.
i
Scénarios test
Définition de scénarios de test couvrant les cas d'usage RFE.
i
Tests PA
Tests de connectivité et d'échange avec la Plateforme Agréée.
i
Tests E2E
Tests couvrant l'intégralité de la chaîne de facturation, de la création à l'archivage.
i
Tests charge
Tests vérifiant la capacité du système à traiter les volumes attendus en production.
i
PRA
Procédure formalisée de reprise d'activité en cas d'incident majeur sur la chaîne RFE.
i
Recette utilisateurs
Phase de validation par les utilisateurs finaux avant mise en production.

F. Suivi et amélioration continue

i
KPIs conformité
Indicateurs clés pour mesurer et suivre la conformité RFE globale de l'entreprise.
i
Dashboard global
Tableau de bord consolidé couvrant l'ensemble des indicateurs RFE.
i
Revue performances
Fréquence de revue des indicateurs de performance RFE.
i
Amélioration continue
Existence d'un processus structuré d'amélioration continue des processus RFE.
i
Veille réglementaire
Organisation d'une veille sur les évolutions réglementaires de la facturation électronique.
i
Responsable veille
Personne ou service désigné pour assurer la veille réglementaire RFE.
© CYST'M – Tout ou partie de ce formulaire ne peut être utilisé, reproduit ou diffusé sans l'autorisation écrite préalable de la société CYST'M.

1. Vue globale par axe

2. Points critiques identifiés

    3. Alertes et zones de vigilance

      4. Priorités de cadrage

        5. Conclusion synthétique